Quarterly Session

Quarterly Session: Menyatukan Arah dan Mengembalikan Fokus Setiap 90 Hari

Setiap 90 hari, organisasi yang menjalankan EOS berhenti sejenak dari rutinitas operasional untuk masuk ke ruang strategis yang disebut Quarterly Session.

Sesi ini bukan meeting biasa. Ini adalah momen reset.

Selama sembilan puluh hari terakhir, tim telah bekerja keras di dalam bisnis. Rutinitas mulai menyita energi. Kompleksitas meningkat. Frustrasi kecil mungkin mulai muncul. Fokus bisa memudar.

Quarterly Session adalah kesempatan untuk kembali bekerja on the business — bukan hanya in the business.

Tujuan utamanya ada empat:

1. Mengevaluasi performa kuartal sebelumnya.

2. Menyelaraskan kembali visi.

3. Menyelesaikan isu-isu utama.

4. Menetapkan prioritas (Rocks) untuk 90 hari berikutnya.

Membuka Sesi: Reset Energi dan Ekspektasi

Sesi dimulai dengan check-in personal dan profesional. Setiap anggota tim berbagi:

• Apa personal best dan professional best selama 90 hari terakhir.

• Update terkait Level 10 Meeting, Accountability Chart, Rocks, dan tools lainnya.

• Harapan mereka terhadap Quarterly Meeting hari ini.

Fasilitator menetapkan ekspektasi: sesi ini harus dijalankan dengan keterbukaan, kejujuran, dan sikap dewasa. Tidak ada ego. Tidak ada saling menyalahkan. Semua yang mengganjal harus dikeluarkan agar pikiran kembali jernih.

Rock Review: Evaluasi Eksekusi

Langkah berikutnya adalah meninjau Rocks kuartal sebelumnya.

Standarnya jelas: minimal 80% Rocks harus tercapai.
Jika tidak tercapai, bukan untuk menyalahkan, tetapi untuk belajar.

Tim merefleksikan:

• Apa yang dipelajari dari kuartal ini?

• Apakah kita terlalu banyak menetapkan prioritas?

• Apakah Rocks sudah cukup jelas?

• Apakah kita benar-benar fokus?

Prinsip yang sering muncul kembali:

• Less is more.

• Keep it simple.

• Crystal clear.

• Skala prioritas menentukan hasil.

Selain Rocks, angka-angka utama juga ditinjau:

• Revenue

• Profit

• Measurables

Tim kemudian memberi penilaian terhadap performa organisasi selama 90 hari terakhir (A–D atau plus/minus).

Review V/TO: Apakah Kita Masih Sejalan?

Setelah evaluasi performa, sesi masuk ke review Vision/Traction Organizer (V/TO).

Core Values

Core Values dibacakan ulang.
Pertanyaannya sederhana namun tegas:

• Apakah ini masih nilai inti kita?

• Apakah benar-benar digunakan untuk merekrut, memecat, mereview, dan memberi penghargaan?

• Apakah ada people issue yang harus dibahas?

Jika ada ketidaksesuaian, langsung masuk ke Issues List.

Core Focus

Tim memastikan bahwa:

• Semua orang, proses, dan sistem masih selaras dengan Core Focus.

• Core Focus benar-benar digunakan sebagai filter dalam mengambil peluang.

• Tidak ada inisiatif yang keluar dari jalur.

Jika ada penyimpangan, kembali masuk ke Issues List.

10-Year Target

10-Year Target dibacakan ulang.
Semua anggota tim harus menjawab satu hal:
Apakah kita masih 100% percaya dan berkomitmen pada target ini?

Jika ya, lanjut. Jika tidak, diskusikan.

Marketing Strategy

Target Market dan 3 Uniques juga ditinjau:

• Apakah target market benar-benar diterapkan dalam sales dan marketing process?

• Apakah 3 Uniques benar-benar membedakan kita?

• Sudahkah divalidasi ke pelanggan?

Jika belum menjadi praktik nyata, itu adalah issue.

Review 3-Year Picture dan 1-Year Plan

Setelah memastikan arah jangka panjang tetap solid, tim meninjau:

3-Year Picture

• Apakah revenue dan profit masih realistis?

• Apakah kita masih percaya pada gambaran tiga tahun ke depan?

• Apakah kita berkomitmen untuk mewujudkannya?

1-Year Plan

Satu per satu target dibacakan dan diuji:

• Apakah ini masih menjadi tujuan?

• Apakah crystal clear?

• Apakah achievable?

• Apakah on track?

Tujuannya adalah memastikan seluruh leadership team benar-benar berada di halaman yang sama.

Membangun dan Menyelesaikan Issues List

Setelah semua review selesai, fokus beralih ke Issues List.

Setiap peserta diberi waktu hening lima menit untuk menuliskan:

• Hambatan

• Frustrasi

• Ide

• Peluang

• Pertanyaan

Semua harus dikeluarkan dari kepala dan dituangkan ke papan.

Kemudian isu-isu tersebut diprioritaskan dan diselesaikan menggunakan metode IDS (Identify, Discuss, Solve).

Disiplin utama:

• Tidak saling menyalahkan.

• Fokus pada solusi.

• Selesaikan sampai tuntas.

Isu dikategorikan:

• Masuk ke Level 10 Meeting (jangka pendek)

• Masuk ke Rocks (90 hari)

• Masuk ke V/TO (jangka panjang)

Menetapkan Quarterly Rocks

Setelah vision clear dan issues lengkap, saatnya menetapkan Rocks untuk kuartal berikutnya.

Prosesnya:

1. Lihat kembali 1-Year Plan dan Issues List.

2. Tentukan 3–7 prioritas terpenting yang harus dicapai dalam 90 hari.

3. Mulai dari Company Rocks.

4. Lanjut ke Individual Rocks.

Setiap Rock harus SMART:

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Relevant

• Time-bound

Jika ada Rock tanpa penanggung jawab, Integrator menunjuk PIC yang jelas.

Setelah Company Rocks selesai, masing-masing individu menentukan 3–7 prioritas pribadi yang mendukung Company Rocks.

Final IDS dan Penutup

Sisa waktu digunakan untuk menyelesaikan isu-isu besar yang belum tersentuh.

Di akhir sesi:

• V/TO diperbarui jika perlu.

• Rock Sheet diperbarui.

• State of the Company ditegaskan kembali.

• Semua to-do dirangkum.

• Peserta memberikan feedback dan rating terhadap sesi.

Esensi Quarterly Session

Quarterly Session adalah momen disiplin.

Ia menjaga organisasi tetap:

• Fokus

• Selaras

• Transparan

• Akuntabel

Tanpa sesi ini, perusahaan akan perlahan kembali ke kebiasaan lama.
Dengan sesi ini, setiap 90 hari organisasi mendapatkan momentum baru.

Quarterly Session bukan sekadar evaluasi.
Ia adalah mekanisme untuk memastikan visi tetap hidup dan benar-benar diwujudkan, kuartal demi kuartal.